連絡記録入力について

概要

スタッフ・得意先・応募者とのコミュニケーション履歴を登録することができます。主な使用用途としましては、スタッフからの報告・連絡・相談、得意先からの苦情・フォロー、応募者のマッチング履歴となります。連絡記録に登録することで情報の一元化を可能とし、検索機能を活用して情報の確認をスピーディーに行えます。

 

タブ名 説明
共通項目 連絡区分やスタッフNOなど、主要となる情報を登録する箇所です。
内容 連絡事項や回答を登録するタブです。
連絡分類 連絡分類マスタで設定した大分類・中分類・小分類に対し、選択・入力を行うタブです。
関連ファイル 該当連絡記録に関連する電子ファイルを関連付けることが可能なタブです。
ワークフロー 連絡記録の登録を承認制で行う場合に、申請・承認に関する情報を登録するタブです。

 

 

項目説明

共通項目

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No 項目名 項目説明
連絡区分1~3

連絡区分1~3を選択します。値は[連絡区分マスタ]で設定します。
[システムマスタ]-[運用設定]-[コンプライアンス]の[連絡記録(苦情処
理 / 雇用安定措置 / キャリア・コンサルティング)]に登録されている連絡区
分を登録しますと、[コンプライアンス帳票]や[労働者派遣事業報告書]の出力や集計対象になります。

件名区分 件名区分を選択します。値は[区分マスタ]で設定します。
※NEOをご利用の場合のみ表示される項目です。
NEOから申請された連絡記録の場合は、グレーアウトで変更不可となります。
受信管理 NO 受信したメールから連絡記録へ反映した場合に受信管理NOを表示します。表示のみで入力不可です。
次回対応日

次回対応日を登録します。
登録しておくことで、連絡記録にてタスク管理を行うことができます。

次回対応区分 次回対応区分を登録します。値は[区分マスタ]で設定します。
次回対応日に行う対応を区分として登録しておくと、タスク管理をより正確に行うことができます。
連絡ステータス1~2 連絡ステータス1~2を選択します。値は[区分マスタ]で設定します。
証憑(F11)

[証憑ファイル]の画面が開きます。
お問い合わせに関するファイルを登録することができます。
[件名区分]の[区分マスタ]-[公開対象]が[NEOから申請][NEOに公開]の場合、登録したファイルは[NEO 連絡記録]に公開されます。
また、NEO から申請された画像は[証憑ファイル]に登録されます。
証憑ファイルの登録の有無に応じて、ファンクションキーの表示が以下の通り変わります。
・登録がない:[証憑:無]
・登録がある:[証憑:有]

 

 

内容

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No 項目名 項目説明
連絡内容 スタッフ、得意先との連絡(打ち合わせ、苦情、商談など)を記録します。
対応内容 スタッフ、得意先への対応内容を記録します。

 

 

連絡分類

[連絡分類マスタ]で設定した大分類・中分類・小分類が表示されます。

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No 項目名 項目説明
大分類名 [連絡分類マスタ]-[分類]が[大分類]の[分類名]
中分類名 [連絡分類マスタ]-[分類]が[中分類]の[分類名]
小分類NO [連絡分類マスタ]-[分類]が[小分類]の[分類NO]
小分類名 [連絡分類マスタ]-[分類]が[小分類]の[分類名]
備考 [連絡分類マスタ]-[分類]が[小分類]の[備考]-[備考形式]に登録された形式で入力を行います。

 

 

関連ファイル

該当連絡記録に関連する電子ファイルを登録することが可能です。
関連ファイルを登録すると、タブ名が[関連ファイル(なし)]から[関連ファイル(あり)]に変わります。

※データベースに保存されるのは、ファイルパス名とファイル名のみです。
他端末で参照するためには、ネットワークパスにファイルを配置することをお勧めします。

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No 項目名 項目説明
ファイルのパス名 [▼]を押下するとエクスプローラーが開きます。
新規で登録する場合:連絡記録に紐づけたいファイルを選択します。ファイルをドラッグ&ドロップで登録する事もできます。
既に登録されているパスを開いた場合:登録されているフォルダが開きます。
ファイル名 ファイル名が表示されます。
Excel、Word、PDF、動画、画像データの形式を紐づけることが可能です。

 

 

ワークフロー

[連絡区分マスタ]-[ワークフローを使用する]にチェックが付いている[連絡区分 1]が指定されている場合、[ワークフロー]のタブが有効化します。

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No 項目名 項目説明
ワークフロー ワークフローを設定します。
[権限マスタ(操作)]-[カテゴリ名:管理]-[プロセス名:承認(連絡記録)]の[F2]の操作権限によって選択できる選択肢が異なります。
・[F2]がチェック ON の場合:すべての選択肢が選択可能です。
・[F2]がチェック OFF の場合:[(空欄)][申請][再申請]が選択可能です。
承認依頼先 NO 担当者 NO より選択できます。
[ワークフロー]が[申請][再申請]の場合、必須入力です。
[権限マスタ(操作)]-[カテゴリ名:管理]-[プロセス名:承認(連絡記録)]の[F2]の権限チェックが付いている担当者を選択してください。
チェックが外れている担当者が選択されている場合、登録時エラーとなります。
申請者コメント 申請者のコメントを 2000 文字(全角)まで入力することができます。
承認者 [ワークフロー]を[承認]で登録した担当者が、自動登録されます。
承認日 [ワークフロー]を[承認]で登録した日時が、自動登録されます。
承認者コメント

承認者のコメントを 2000 文字(全角)入力することが出来ます。
ワークフローが[申請][再申請]の場合は、グレーアウトし変更ができないよう
になります。