メール自動送信について

概要

メール自動送信の流れについて説明します。

 

 

目次

1. [メールアカウント設定]を登録する
2. [部門マスタ][法人マスタ][環境設定]の設定
3. メール自動送信のタイミング

 

 

[メールアカウント設定]を登録する

[メールアカウント設定]を登録し、エクスプレスからメール送信が出来るように準備します。

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[部門マスタ][法人マスタ][環境設定]の設定

2-1. [部門マスタ]の設定
2-2. [法人マスタ]の設定
2-3. [環境設定]の設定
2-4. 送信元メールアカウント
2-5. 送信先メールアカウント

 

[部門マスタ]の設定

「1. [メールアカウント設定]を登録する」で登録したメールアカウントを[部門マスタ]-[その他]-[送信元メールアカウント][送信先メールアカウント]に登録します。
[部門マスタ]に登録したメールアカウントに基づき、メールが送信されます。

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[法人マスタ]の設定

「1. [メールアカウント設定]を登録する」で登録したメールアカウントを[法人マスタ]-[クラウドサービス]-[共通]-[メールアカウント]-[送信元][送信先]に登録します。
[部門マスタ]-[その他]-[送信元メールアカウント][送信先メールアカウント]が登録されていない部門を[スタッフマスタ]-[所属部門]に登録しているスタッフの場合、[法人マスタ]に登録しているメールアカウントに基づき、メールが送信されます。

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[環境設定]の設定

「1. [メールアカウント設定]を登録する」で登録したメールアカウントを[環境設定]-[初期値設定]-[メール]-[既定メールアカウント]に登録します。
一部[メールテンプレート区分]で、[環境設定]に登録しているメールアカウントに基づきメールが送信されます。

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送信元メールアカウント

■メールテンプレート区分
メールテンプレート区分を設定した際に使用される送信元アカウントの一覧です。

メールテンプレート区分 送信元メールアカウント
【NEO オンライン応募者登録(面接あり)】応募時
【NEO オンライン応募者登録(面接なし)】応募時
【NEO オンライン応募者登録(面接あり)】採用時
【NEO オンライン応募者登録(面接なし)】採用時
[応募者マスタ]-[詳細]-[所属部門]に登録している部門の[部門マスタ]-[その他]-[送信元メールアカウント]
【応募者マスタ】採用時
【応募者マスタ】不採用時
【応募者マスタ】不採用(ブラック)時

[応募者マスタ]-[詳細]-[所属部門]に登録している部門の[部門マスタ]-[その他]-[送信元メールアカウント]

※上記が設定されていない場合は[法人マスタ]-[クラウドサービス]-[共通]-[メールアカウント:送信元]

【スタッフマスタ】登録時
【NEO プロフィール申請】申請時
【プロフィール申請(NEO)】登録時
【NEO 仕事照会】応募時
【NEO 勤怠申請】時間報告 4
【NEO 勤怠申請】時間報告 5
【NEO 勤怠申請】時間報告 6
【リアルタイム給与日払 24】振込時
【NEO 連絡記録】申請時
[スタッフマスタ]-[所属部門]に登録している部門の[部門マスタ]-[その他]-[送信元メールアカウント]
【仕事応募申請(NEO)】採用時 
【仕事応募申請(NEO)】不採用時

[スタッフマスタ]-[所属部門]に登録している部門の[部門マスタ]-[その他]-[送信元メールアカウント]

※上記が設定されていない場合は[法人マスタ]-[クラウドサービス]-[共通]-[メールアカウント:送信元]

【NEO 勤怠】 出勤区分(欠勤)
【NEO 勤怠】 出勤区分(法定外休出)
【NEO 勤怠】 出勤区分(法定内休出)
【NEO 勤怠】 出勤区分(特休)
【NEO 勤怠】 出勤区分(代休)
【NEO 勤怠】 出勤区分(振休)
【NEO 勤怠】 出勤区分(有休)
【NEO 勤怠】 遅刻早退
【NEO 勤怠】 所定内残業
【NEO 勤怠】 所定外残業
【NEO 勤怠】 休業予定からの出勤区分(通常出勤)

[案件入力]-[案件部門](※)に登録している部門の[部門マスタ]-[その他]-[送信元メールアカウント]

※[配置部門]を使用している場合は[配置部門]に登録している部門の[部門マスタ]-[その他]-[送信元メールアカウント]

【年末調整入力】 差戻時

[スタッフマスタ]-[所属部門]に登録している部門の[部門マスタ]-[その他]-[送信元メールアカウント]

※上記が設定されていない場合は[法人マスタ]-[クラウドサービス]-[共通]-[メールアカウント:送信元]

 

■メールテンプレート区分以外
メールテンプレート区分以外でメール自動送信する際に使用される送信元アカウントの一覧です。

条件 送信元メールアカウント
[コンプライアンス設定]-[メール作成:する] [環境設定]-[初期値設定]-[メール]-[既定メールアカウント]
[配置入力(日別)]-[登録(F2)]
※以下の設定が必要。
[コンプライアンス設定]
-[メール作成:する]、[出力元:配置]、[日別配置自動メール:設定済]
[システムマスタ]-[運用設定]-[配置]
-[対象配置ステータス:設定済]
[環境設定]-[初期値設定]-[メール]-[既定メールアカウント]

[得意先マスタ]-[概要]-[PARTNER+]-[メールで接続招待]-[メールで接続依頼]

[得意先マスタ]-[担当部門]に登録している部門の[部門マスタ]-[その他]-[送信元メールアカウント]

[各種コンプライアンスメニュー]-[抽出結果]-[PARTNER登録(F2)]

[案件入力]-[案件部門]に登録している部門の[部門マスタ]-[その他]-[送信元メールアカウント]

[請求書]-[抽出結果]-[PARTNER登録(F2)]

[得意先マスタ]-[担当部門]に登録している部門の[部門マスタ]-[その他]-[送信元メールアカウント]

 

 

送信先メールアカウント

メールテンプレート区分
メールテンプレート区分を設定した際に使用される送信先アカウントの一覧です。

メールテンプレート区分 送信先メールアカウント
【NEO オンライン応募者登録(面接あり)】応募時
【NEO オンライン応募者登録(面接なし)】応募時
【応募者マスタ】不採用時
【応募者マスタ】不採用(ブラック)時
[応募者マスタ]-[詳細]-[応募者情報]-[メールアドレス 1]
【スタッフマスタ】登録時
【NEO オンライン応募者登録(面接あり)】採用時
【NEO オンライン応募者登録(面接なし)】採用時
【応募者マスタ】採用時
【プロフィール申請(NEO)】登録時
【仕事応募申請(NEO)】採用時
【仕事応募申請(NEO)】不採用時
【リアルタイム給与日払 24】振込時
[スタッフマスタ]-[住所]-[現在]-[メールアドレス 1~2]
【NEO 仕事照会】応募時
【NEO 勤怠申請】時間報告 4
【NEO 勤怠申請】時間報告 5
【NEO 勤怠申請】時間報告 6
【NEO プロフィール申請】申請時
【NEO 連絡記録】申請時
[スタッフマスタ]-[所属部門]に登録している部門の[部門マスタ]-[その他]-[送信先メールアカウント]
【NEO 勤怠】 出勤区分(欠勤)
【NEO 勤怠】 出勤区分(法定外休出)
【NEO 勤怠】 出勤区分(法定内休出)
【NEO 勤怠】 出勤区分(特休)
【NEO 勤怠】 出勤区分(代休)
【NEO 勤怠】 出勤区分(振休)
【NEO 勤怠】 出勤区分(有休)
【NEO 勤怠】 遅刻早退
【NEO 勤怠】 所定内残業
【NEO 勤怠】 所定外残業
【NEO 勤怠】 休業予定からの出勤区分(通常出勤)
[案件入力]-[案件部門](※)に登録されている部門の[部門マスタ]-[その他]-[送信先メールアカウント]

※[配置部門]を使用している場合は[配置部門]に登録されている部門の[部門マスタ]-[その他]-[送信先メールアカウント]
【年末調整入力】 差戻時 [スタッフマスタ]-[住所]-[現在]-[メールアドレス 1~2]

 

■メールテンプレート区分以外
メールテンプレート区分以外でメール自動送信する際に使用される送信元アカウントの一覧です。

条件 送信先メールアカウント

[各種コンプライアンスメニュー]-[抽出結果]-[メール作成(F3)]

[スタッフマスタ]-[住所]-[現在]-[メールアドレス 1~2]

[配置入力(日別)]-[登録(F2)]
※以下の設定が必要。
[コンプライアンス設定]
-[メール作成:する]、[出力元:配置]、[日別配置自動メール:設定済]
[システムマスタ]-[運用設定]-[配置]
-[対象配置ステータス:設定済]

[スタッフマスタ]-[住所]-[現在]-[メールアドレス 1~2]

[得意先マスタ]-[概要]-[PARTNER+]-[メールで接続招待]-[メールで接続依頼]

[得意先マスタ]-[概要]-[PARTNER+]-[メールで接続招待]-[メールで接続依頼]-[メールアドレス]

[各種コンプライアンスメニュー]-[抽出結果]-[PARTNER登録(F2)]

PARTNER+[利用者設定]で以下条件に合致する利用者の[メールアドレス]
・[操作権限]-[契約締結]にチェックあり
・[お知らせメールを受け取る]にチェックあり

[請求書]-[抽出結果]-[PARTNER登録(F2)]

PARTNER+[利用者設定]で以下条件に合致する利用者の[メールアドレス]
・[操作権限]-[請求書]にチェックあり
・[お知らせメールを受け取る]にチェックあり

 

 

メール自動送信のタイミング

3-1. メールテンプレート区分
3-2. メールテンプレート区分以外

 

メールテンプレート区分

[メールテンプレート]-[テンプレート区分]ごとのタイミングでメール自動送信をします。

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■NEO スタッフ応募~採用まで

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No テンプレート区分 自動送信のタイミング
【NEO オンライン応募者登録(面接あり)】応募時 応募者が[NEO オンライン応募者登録(面接あり)]から会員登録した時に送信されます。
【NEO オンライン応募者登録(面接なし)】応募時 応募者が[NEO オンライン応募者登録(面接なし)]から会員登録した時に送信されます。
【応募者マスタ】不採用時 [応募者マスタ]-[詳細]-[応募・面接日時等]-[採用ステータス]を[採用ステータス区分:不採用]の採用ステータスで登録した時に送信されます。
【応募者マスタ】不採用(ブラック)時 [応募者マスタ]-[詳細]-[応募・面接日時等]-[採用ステータス]を[採用ステータス区分:不採用(ブラック)]の採用ステータスで登録した時に送信されます。
【NEO オンライン応募者登録(面接あり)】採用時 [NEO オンライン応募者登録(面接あり)]からの応募者に対し、
[応募者マスタ]-[詳細]-[応募・面接日時等]-[採用ステータス]を[採用]で登録し、[スタッフマスタ]に登録された時に送信されます。
【NEO オンライン応募者登録(面接なし)】採用時 [NEO オンライン応募者登録(面接なし)]からの応募者に対し、
[応募者マスタ]-[詳細]-[応募・面接日時等]-[採用ステータス]を[採用ステータス区分:採用]の採用ステータスで登録し、[スタッフマスタ]に登録された時に送信されます。
【応募者マスタ】採用時 [応募者マスタ]-[詳細]-[応募・面接日時等]-[採用ステータス]を[採用ステータス区分:採用]の採用ステータスで登録した時に送信されます。
【スタッフマスタ】登録時 [スタッフマスタ]を登録した時に送信されます。

メール送信を行った場合、[スタッフマスタ]-[住所]-[現在]-[登録メール送信日時]に送信日時が反映されます。
メール送信が行われなかった場合、[スタッフマスタ]で[登録(F2)]を押下した際に、[メール送信確認]の子画面が表示されるようになります。

 

■NEO 仕事応募~勤怠まで

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No テンプレート区分 自動送信のタイミング
【NEO 仕事照会】応募時 スタッフが[NEO 仕事照会]から仕事を応募した時に送信されます。
【仕事応募申請(NEO)】採用時 [仕事応募申請(NEO)]で採用として登録した時に送信されます。
【仕事応募申請(NEO)】不採用時 [仕事応募申請(NEO)]で不採用として登録した時に送信されます。
【NEO 勤怠申請】時間報告 4【NEO 勤怠申請】時間報告 5【NEO 勤怠申請】時間報告 6 スタッフが[NEO 勤怠申請]もしくは[勤怠打刻]から、[申請時間 4~6] を申請した時に送信されます。
※[時間報告 4~6]をご利用いただく場合は、[名称マスタ]-[案件]-[カテゴリ名:時間報告]-[項目名:4~6] を設定する必要があります。
【NEO 勤怠】 出勤区分(欠勤) スタッフが[NEO 勤怠申請]で以下の出勤区分を選択し、[送信][メールで承認依頼]を行った時に送信されます。
・出勤区分[欠勤]
[名称マスタ]-[勤怠]-[出勤定義]が[欠勤]の[出勤区分]
【NEO 勤怠】 出勤区分(法定外休出) スタッフが[NEO 勤怠申請]で以下の出勤区分を選択し、[送信][メールで承認依頼]を行った時に送信されます。
・出勤区分[法定外休出]
[名称マスタ]-[勤怠]-[出勤定義]が[法定外休出]の[出勤区分]
【NEO 勤怠】 出勤区分(法定内休出) スタッフが[NEO 勤怠申請]で以下の出勤区分を選択し、[送信][メールで承認依頼]を行った時に送信されます。
・出勤区分[法定内休出]
[名称マスタ]-[勤怠]-[出勤定義]が[法定内休出]の[出勤区分]
【NEO 勤怠】 出勤区分(特休) スタッフが[NEO 勤怠申請]で以下の出勤区分を選択し、[送信][メールで承認依頼]を行った時に送信されます。
・出勤区分[特休]
[名称マスタ]-[勤怠]-[出勤定義]が[特休]の[出勤区分]
【NEO 勤怠】 出勤区分(代休) スタッフが[NEO 勤怠申請]で以下の出勤区分を選択し、[送信][メールで承認依頼]を行った時に送信されます。
・出勤区分[代休]
[名称マスタ]-[勤怠]-[出勤定義]が[代休]の[出勤区分]
【NEO 勤怠】 出勤区分(振休) スタッフが[NEO 勤怠申請]で以下の出勤区分を選択し、[送信][メールで承認依頼]を行った時に送信されます。
・出勤区分[振休]
[名称マスタ]-[勤怠]-[出勤定義]が[振休]の[出勤区分]
【NEO 勤怠】 出勤区分(有休) スタッフが[NEO 勤怠申請]で以下の出勤区分を選択し、[送信][メールで承認依頼]を行った時に送信されます。
・出勤区分[有休]
[名称マスタ]-[勤怠]-[出勤定義]が[有休]の[出勤区分]
【NEO 勤怠】 遅刻早退 スタッフが[NEO 勤怠申請]で遅刻または早退となる時間を入力し、[送信][メールで承認依頼]を行った時に送信されます。
【NEO 勤怠】 所定内残業 スタッフが[NEO 勤怠申請]で所定内残業となる時間を入力し、[送信][メールで承認依頼]を行った時に送信されます。
【NEO 勤怠】 所定外残業 スタッフが[NEO 勤怠申請]で所定外残業となる時間を入力し、[送信][メールで承認依頼]を行った時に送信されます。
NEO 勤怠】 休業予定からの出勤区分(通常出勤) スタッフが[NEO 勤怠申請]で以下の条件を満たした勤怠日を以下の出勤区分に変更し、[送信][メールで承認依頼]を行った時に送信されます。

【条件】
[案件入力]-[就業条件]-[就業条件 1]-[就業曜日]のチェックボッ
スクにチェックが付いていない日
[案件入力]-[就業条件]-[就業条件 1]-[就業カレンダー]で[法定内
休日][法定外休日][公休]として指定されている日
【変更後の出勤区分】
・出勤区分[通常出勤]または
[名称マスタ]-[勤怠]-[出勤定義]が[通常出勤]の[出勤区分]
【リアルタイム給与日払 24】振込時 [勤怠入力]-[抽出結果]-[リアルタイム給与日払 24 承認]にチェックを入れて登録し、スタッフがリアルタイム給与日払 24 の申請が可能になった時に送信されます。

 

■NEO プロフィール申請

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No テンプレート区分 自動送信のタイミング
【NEO プロフィール申請】申請時 [NEO プロフィール申請]から、スタッフがプロフィール申請を申請し
た時に送信されます。
【プロフィール申請(NEO)】登録時 [プロフィール申請(NEO)]-[抽出結果]-[承認ステータス]にチェックを入れて登録したとき、または[新規依頼(F10)]から新規申請依頼を作成し登録した時に送信されます。

 

■NEO 連絡記録

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No テンプレート区分 自動送信のタイミング
【NEO 連絡記録】申請時 [NEO 連絡記録]から、スタッフが申請をした場合に送信されます。

 

■年末調整入力 差戻処理

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No テンプレート区分 自動送信のタイミング
【年末調整入力】差戻時 [年末調整入力]から、差戻を行ったスタッフに送信されます。

 

メールテンプレート区分以外

■各種コンプライアンスメニュー

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No 条件 自動送信のタイミング

[各種コンプライアンスメニュー]-[抽出結果]-[メール作成(F3)]

[コンプライアンス設定]-[メール作成:する]で登録しているコンプライアンスメニューに限る。

[メール作成(F3)]を押下した場合に送信されます。

[配置入力(日別)]-[登録(F2)]
※以下の設定が必要。
[コンプライアンス設定]
-[メール作成:する]、[出力元:配置]、[日別配置自動メール:設定済]
[システムマスタ]-[運用設定]-[配置]
-[対象配置ステータス:設定済]

[配置入力(日別)]でスタッフを配置し[登録(F2)]を押下した場合に送信されます。

[システムマスタ]-[運用設定]-[配置]-[対象配置ステータス]でチェックがついている配置ステータスで配置した時のみ送信されます。

 

■PARTNER+
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No 条件 自動送信のタイミング

[得意先マスタ]-[概要]-[PARTNER+]-[メールで接続招待]-[メールで接続依頼]

[メールで接続依頼]でメールアドレスを入力し、[送信]を押下した場合に送信されます。

 [各種コンプライアンスメニュー]-[抽出結果]-[PARTNER登録(F2)]
[コンプライアンス設定]-[回収管理:する][PARTNER照会:する]で登録しているコンプライアンスメニューに限る。

[PARTNER登録(F2)]を押下した場合に送信されます。

[請求書]-[抽出結果]-[PARTNER+登録(F2)]

[PARTNER+登録(F2)]を押下した場合に送信されます。